Academy Builder est un outil de gestion conçu et codé par un Organisme de Formation QUALIOPI. Actuellement, nous travaillons sur la version 2.1.4 intégrant les modifications du référentiel n°9 en vigueur en Mars 2024. Cette mise à jour garantit que le logiciel reste en parfaite conformité avec les exigences de qualité et d’efficacité dictées par QUALIOPI.
- Chaque fonctionnalité répond aux indicateurs de Qualiopi
- CRITÈRE I: Informations aux publics
- CRITÈRE II: Identification précise des objectifs des prestations
- CRITÈRE III: Adaptation aux publics bénéficiaires
- CRITÈRE IV: Moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement
- CRITÈRE V: Qualification et développement des compétences des formateurs
- CRITÈRE VI: Environnement professionnel
- CRITÈRE VII: Appréciations et réclamations
- Gardez le suivi de vos apprenants en historique
- Réalisez l’analyse du besoin simplement, dans une fiche.
- Une checklist des étapes obligatoires par apprenant
- Créez vos propres évaluations avec une analyse, globale ou individuelle, des résultats
- Gardez tous les emails envoyés, manuellement et automatiquement, en historique
- Formalisez sans vous prendre la tête
- Renseignez simplement les formulaires mis en place
- Toutes les données sont hiérarchisées et organisées
- Des documents générés automatiquement et personnalisables
- Tout l’environnement est conçu POUR Qualiopi
- Des preuves simples et efficaces pour vos audits
- Suivez votre conformité avec une checklist complète et personnalisable
- 5 organismes ont déjà acquis QUALIOPI avec Academy Builder
Chaque fonctionnalité répond aux indicateurs de Qualiopi
Academy Builder a été développé avec une attention particulière aux indicateurs QUALIOPI. Chaque fonctionnalité du logiciel vise à simplifier le respect de ces critères, assurant ainsi une gestion de formation fluide et conforme aux normes. Que ce soit à travers la gestion automatisée des documents ou le suivi précis des parcours des apprenants, Academy Builder facilite l’alignement de votre organisme de formation avec les exigences QUALIOPI.
CRITÈRE I: Informations aux publics
Academy Builder permet de créer et diffuser des informations sur les formations proposées publiquement sur la partie front-end, soit le site internet de votre organisme de formation. Ce qui est en adéquation avec les exigences de QUALIOPI, notamment concernant la divulgation des informations au public.
Les formulaires de création de formation intègrent déjà les champs nécessaires à remplir pour remplir ce critère.
Il offre également la possibilité de produire automatiquement des indicateurs de performance tels que le taux de satisfaction des stagiaires, le taux d’abandon, etc., directement depuis la plateforme d’après les questionnaires de satisfaction personnalisables.
CRITÈRE II: Identification précise des objectifs des prestations
Le plugin fournit des supports pour synthétiser les besoins des bénéficiaires, comme les diagnostics préalables, grilles d’analyse, et dossiers d’admission.
De plus vous pouvez ajouter des documents personnalisés qui seront envoyés automatiquement par email.
Pour les formations à distance ou mixtes, il permet de configurer des parcours et d’évaluer les séquences pédagogiques, répondant ainsi aux besoins d’adaptation des prestations aux publics bénéficiaires.
CRITÈRE III: Adaptation aux publics bénéficiaires
Academy Builder comprend des fonctionnalités pour la création automatisée de règlements intérieurs, livrets d’accueil, convocations, CGV et CGU, ainsi que pour la gestion de l’accès au LMS.
Il permet également de structurer des contenus de formation adaptés aux profils des bénéficiaires, y compris la gestion de l’adaptation des parcours pour les personnes en situation de handicap.
Par exemple, vous pouvez intégrer des vidéos depuis Youtube afin de bénéficier des fonctionnalité de sous-titrage automatique et de vitesse de lecture.
CRITÈRE IV: Moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement
Bien que les détails spécifiques ne soient pas fournis dans le référentiel, il est clair que la mise en conformité avec ce critère nécessite des moyens adaptés pour les formations.
Academy Builder, grâce à ses outils de création de contenu et de gestion des formateurs, contribue à l’adéquation des moyens pédagogiques avec les prestations fournies.
Les fiches formateurs à remplir permettent de s’assurer de leur conformité à assurer des formations. Et les questionnaires de satisfaction (apprenants, formateurs et financeurs) incluent des questions portant sur l’organisation globale et les moyens mis en place.
CRITÈRE V: Qualification et développement des compétences des formateurs
Ce critère exige que les formateurs soient qualifiés et leurs compétences développées. Academy Builder aide à documenter et à suivre le développement professionnel des formateurs à travers des fonctionnalités dédiées aux profils des formateurs et à leurs parcours de développement.
Demandez notre questionnaire d’aptitude d’animation de formation pour satisfaire à 100% ce critère !
CRITÈRE VI: Environnement professionnel
Le critère VI concerne l’engagement du prestataire dans son environnement professionnel. Academy Builder peut servir de plateforme pour la gestion des partenariats et des réseaux.
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CRITÈRE VII: Appréciations et réclamations
Enfin, Academy Builder permet de recueillir les appréciations et les réclamations formulées par les parties prenantes grâce à des fonctionnalités de feedback et de gestion des réclamations.
Un formulaire de réclamation et de rétractation permet de gérer ces « tickets » en back-office et garder une trace de leur avancement.
Les appréciations sont recensées grâce aux questionnaires de satisfaction à chaud, envoyés automatiquement, et aux questionnaires de satisfaction à froid (ou d’utilité) envoyés automatiquement, eux aussi.
Gardez le suivi de vos apprenants en historique
Academy Builder offre une multitude de fonctionnalités pour assurer un suivi rigoureux de vos apprenants tout en conservant automatiquement les preuves de vos processus et de vos actions.
Réalisez l’analyse du besoin simplement, dans une fiche.
Analyser les besoins de chaque apprenant devient une tâche simple grâce aux fiches détaillées que vous pouvez remplir directement dans le logiciel. Ces fiches vous permettent de garder un historique précis et accessible de l’évolution de chaque apprenant.
Pour le dossier apprenant, les champs incluent :
- Informations personnelles et administratives : pour un suivi personnalisé et conforme à la réglementation.
- Besoins et attentes de la formation : pour adapter la formation aux besoins spécifiques de l’apprenant.
- Historique de formation : pour maintenir un enregistrement des formations précédentes et des progrès réalisés.
- Etats des dossiers : pour suivre efficacement vos demandes et déclencher automatiquement les envois d’emails et les créations de comptes utilisateurs.
- Personnalisation de chaque dossier : indiquez des prix, des frais et des modalités adaptés selon l’analyse du besoin effectuée.
Ces formulaires sont conçus pour garantir que toutes les informations nécessaires sont collectées et organisées de manière efficace, répondant ainsi aux exigences QUALIOPI pour la documentation et le suivi des apprenants.
Une checklist des étapes obligatoires par apprenant
Pour vous assurer que rien n’est oublié, Academy Builder intègre une checklist des étapes obligatoires pour chaque apprenant. Cette fonctionnalité garantit que tous les aspects de la formation sont couverts et documentés.
- Chaque étape du dossier sont listées : analyse du besoin, présentation de la prestation, convention envoyée, convention signée,
Créez vos propres évaluations avec une analyse, globale ou individuelle, des résultats
Avec Academy Builder, vous avez la possibilité de créer des évaluations personnalisées et d’analyser les résultats de manière globale ou individuelle. Cette fonctionnalité vous permet de mesurer efficacement les progrès de vos apprenants et d’ajuster vos méthodes pédagogiques en conséquence.
Gardez tous les emails envoyés, manuellement et automatiquement, en historique
La communication est clé dans la gestion de formation. Avec Academy Builder, tous les emails envoyés, que ce soit manuellement ou automatiquement, sont conservés dans un historique. Cette trace écrite est essentielle pour le suivi et la documentation des interactions avec les apprenants.
Formalisez sans vous prendre la tête
Academy Builder rend la formalisation des processus de formation plus aisée que jamais.
Renseignez simplement les formulaires mis en place
Les formulaires de dossier apprenant, de formation, et de réclamation sont conçus pour être remplis de manière intuitive et simple. Ces formulaires vous aident à collecter et organiser toutes les informations nécessaires sans tracas.
Dans la section de création d’une formation, les utilisateurs d’Academy Builder remplissent des champs tels que :
- Objectifs pédagogiques : les compétences et connaissances que les apprenants doivent acquérir.
- Moyens pédagogiques : les méthodes et les supports utilisés pour la formation.
- Modalités de suivi et d’évaluation : les procédures pour évaluer et suivre les progrès des apprenants.
- Contenus en ligne et en présentiel : les ressources de formation disponibles pour les apprenants.
Toutes les données sont hiérarchisées et organisées
Que ce soit dans le back-office ou en front-office, toutes les données collectées via Academy Builder sont hiérarchisées et organisées de manière à faciliter leur gestion et leur consultation.
Des documents générés automatiquement et personnalisables
Pour réduire le temps passé sur les tâches administratives, Academy Builder génère automatiquement les documents contractuels nécessaires pour satisfaire les indicateurs QUALIOPI. Cette automatisation garantit non seulement un gain de temps considérable mais aussi une réduction des erreurs manuelles.
Les informations remplies dans les dossiers apprenants (demandes de formation), les formations elles-mêmes et dans les différents comptes apprenants et formateurs sont récupérables dans des « variables » dynamiques qui sont remplacées par les bonnes informations, pour chaque apprenant, chaque formation et chaque dossier.
Voyons d’abord les documents générés automatiquement par Academy Builder et comment ils répondent aux exigences de QUALIOPI:
- Les conventions de formation : des documents cruciaux qui établissent les termes et conditions de la formation entre l’apprenant et l’organisme de formation.
- Les attestations de présence : preuves de la participation active des apprenants aux sessions de formation et de leur assiduité.
- Les certificats de réalisation ou de compétences : récapitulatifs des compétences acquises pendant la formation et des performances aux évaluations.
- Les feuilles d’émargement : signées numériquement via Edusign, elles confirment la présence physique ou virtuelle aux cours.
- Les relevés de connexion : téléchargeables en back-office, ils permettent de prouver le suivi des formations asynchrones par vos apprenants, de manière identifiée et certifiée.
Chaque document est conçu pour répondre spécifiquement à un ou plusieurs indicateurs QUALIOPI, fournissant ainsi des preuves tangibles lors des audits.
Tout l’environnement est conçu POUR Qualiopi
Car Academy Builder a été pensé et conçu spécifiquement pour répondre aux critères de QUALIOPI, nous savons à quel point il est stressant de s’assurer que toutes les preuves sont présentes en vu d’un audit de surveillance. Mais aussi que le processus soit présent et fiable pour l’audit initial !
Des preuves simples et efficaces pour vos audits
Les fonctionnalités d’Academy Builder vous permettent de produire facilement les preuves requises lors des audits QUALIOPI. L’organisation et la disponibilité des données garantissent que vous êtes toujours prêt à démontrer votre conformité.
Suivez votre conformité avec une checklist complète et personnalisable
Une checklist complète et personnalisable est intégrée dans Academy Builder, vous permettant de suivre votre conformité à tout moment. Cette checklist assure que vous êtes constamment informé des éléments à compléter pour maintenir ou obtenir la certification QUALIOPI.
La checklist de conformité intégrée dans Academy Builder permet aux organismes de formation de suivre facilement leur adhérence aux critères QUALIOPI. Elle comprend des champs pour :
- La séparation des dépenses pour une comptabilité transparente.
- La signature des contrats et conventions, en ligne ou en présentiel.
- Le remplissage des indicateurs de performance et des questionnaires de satisfaction.
- La spécification des taux d’obtention des formations certifiantes.
- Le recueil des preuves de communication avec les apprenants
Cette checklist fonctionne comme un système de gestion de la qualité interne, aidant les organismes à préparer et à passer avec succès les audits QUALIOPI.
5 organismes ont déjà acquis QUALIOPI avec Academy Builder
Preuve de son efficacité, plusieurs organismes de formation ont obtenu la certification QUALIOPI grâce à Academy Builder. Parmi eux :
- l’école virtuelle THE BUILDERY (depuis 2020)
- l’agence GENOSY (2021)
- l’école supérieure CIFEP (depuis 2022)
- l’organisme de formation REEZOM – SD CONSULTING (2023)
- la formatrice de A.R. FORMATIONS (2024)
Chacun de ces organismes a bénéficié de la robustesse et de la complétude des fonctionnalités d’Academy Builder, leur permettant de répondre sans faille aux exigences du référentiel et des audits initiaux et de surveillance.
Avec ces fonctionnalités et cet engagement envers la conformité QUALIOPI, Academy Builder se positionne comme un outil incontournable pour la gestion optimale d’un organisme de formation en France.