Dans le secteur de la formation professionnelle, l’automatisation et la conformité sont les clés de la réussite. Les Organismes de Formation (OF) font face à une multitude d’obligations réglementaires et administratives, notamment avec le respect des critères QUALIOPI. C’est là qu’intervient Academy Builder, un système conçu pour simplifier et automatiser ces processus essentiels. Voyons comment il transforme la gestion des OF et leur permet de se concentrer sur leur cœur de métier : l’enseignement.
Remplissez les informations une fois pour toutes !
Avec Academy Builder, la saisie répétitive des mêmes informations est révolue. Le système est conçu pour capturer les données essentielles une seule fois, puis les réutiliser efficacement à travers toute la plateforme.
Votre site est généré et mis à jour automatiquement
Imaginez entrer les détails de votre formation dans un formulaire et voir votre site web se mettre à jour automatiquement avec toutes les informations nécessaires. C’est la réalité avec Academy Builder. Les formulaires détaillés permettent de générer des pages web qui présentent les informations obligatoires de manière claire et conforme, garantissant que votre présence en ligne soit toujours à jour et professionnelle.
Utilisez nos modèles respectant QUALIOPI
Les modèles d’emails et de pages spéciales, comme les programmes de formation, sont conçus pour respecter scrupuleusement les critères QUALIOPI. Ces templates prédéfinis garantissent que toutes vos communications sont non seulement esthétiques mais aussi en parfaite conformité avec les exigences réglementaires.
N’oubliez plus jamais d’envoyer les emails obligatoires
L’oubli d’envoyer un email important à un apprenant ou à un client peut avoir des conséquences significatives. Academy Builder élimine ce risque grâce à son système d’envoi d’emails automatisés.
Système d’envoi d’emails automatiques
Le système d’état dynamique des dossiers d’Academy Builder joue un rôle crucial. En fonction de l’évolution du dossier d’un apprenant ou d’une session de formation, le système déclenche l’envoi automatique d’emails spécifiques. Cela peut inclure des emails de bienvenue, des rappels de cours, des convocations ou encore l’envoi de documents comme les conventions de formation.
Des modèles de documents personnalisés et dynamiques
Les modèles de documents d’Academy Builder utilisent un système de variables intelligent pour personnaliser automatiquement le contenu en fonction de l’apprenant, du client, du dossier ou de la formation concernée. Ces documents sont ensuite convertis en PDF et envoyés par email, fournissant une expérience personnalisée sans effort supplémentaire pour le personnel de l’OF.
Automatisez tout l’administratif
L’administration ne doit plus être un fardeau pour les OF. Academy Builder automatise les processus administratifs, permettant aux formateurs et aux gestionnaires de se concentrer sur leur mission principale.
Les indicateurs sont générés automatiquement
Le suivi des performances et la satisfaction des apprenants sont des composantes essentielles de la gestion d’un OF. Academy Builder simplifie cette démarche grâce à la génération automatique d’indicateurs pertinents. À partir des questionnaires de satisfaction, qui peuvent être personnalisés et envoyés à la fin de chaque module ou formation, l’outil compile les retours et évalue la qualité des formations dispensées.
Mais ce n’est pas tout. Les dossiers de formation et les fiches formations sont également intégrés dans ce système d’analyse. Chaque interaction, chaque session et chaque parcours de formation sont enregistrés et contribuent à l’élaboration de rapports détaillés. Ces rapports offrent une vue d’ensemble des points forts et des axes d’amélioration, permettant aux OF de prendre des décisions éclairées pour l’évolution de leurs offres.
Liste des automatismes liés aux dossiers, aux formations et aux cours elearning
| DÉCLENCHEUR | ACTION PAR DÉFAUT | RÉSULTAT |
|---|---|---|
| DOSSIERS Etat == “En attente” |
Email automatique envoyé au client | Le client reçoit un email lui présentant la formation choisie |
| DOSSIERS Etat == “Dossier complet” |
Notification par email aux gestionnaires “contrôle qualité” de l’OF | Un email est envoyé à l’email de contrôle qualité de l’OF |
| DOSSIERS Etat == “Validé” |
Création du compte client (s’il n’est pas apprenant) | Le client reçoit un email avec les accès à son compte client |
| DOSSIERS Etat == “Validé” |
Email automatique envoyé au client | Le client reçoit sa convention à signer par email (Edusign en cas de signature) |
| DOSSIERS Etat == “Convention signée” |
Création des comptes apprenants (sur WP et Edusign) | Chaque apprenant reçoit un email avec les accès à leur compte apprenant |
| DOSSIERS Date de début de formation == Date d’aujourd’hui (J-0) |
L’état du/des dossier(s) passe(nt) à “En formation” | Les dossiers dont la date de démarrage est aujourd’hui changent d’état |
| DOSSIERS Date début formation <= J-7 && Etat != “Convention signée” |
Notification par email aux gestionnaires | Un email d’alerte est envoyé à l’email de “contrôle qualité” de l’OF |
| DOSSIERS Etat == “Service fait” |
Email automatique envoyé aux apprenants | Chaque apprenant reçoit un email de satisfaction à chaud |
| DOSSIERS Etat == “Paiement / financement reçu” |
Email automatique envoyé aux apprenants | Chaque apprenant reçoit un email de notification de recontacte pour du suivi pédagogique |
| DOSSIERS Etat == “Archivé” |
Email automatique envoyé aux apprenants | Chaque apprenant reçoit un email de demande d’avis/de satisfaction à froid lié au lien d’avis à froid |
| FORMATIONS Visibilité == “Publié” |
Est intégré à la liste du Catalogue de Formation | Affiche la formation publiée dans la liste du catalogue avec un lien cliquable vers sa fiche programme détaillée |
| FORMATIONS Quiz associés |
Associe ou génère le quiz à la formation | Créé une étiquette de questionnaire et génère le quiz selon l’apprenant (questions des cours de la formation + groupe) |
| COURS ELEARNING Cours elearnings associés |
Associe le cours elearning à la formation | Ajoute une catégorie au nom de la formation au(x) cours elearning associé(s) dans la formation |
| COURS ELEARNING Création du quiz d’évaluation associé à la formation |
Génère le quiz d’évaluation avec les questions dont l’étiquette mentionne les cours/modules associés à la formation | |
| COURS ELEARNING Visibilité == “Publié” (Cours elearning) |
Création de l’étiquette de question | Crée une étiquette de question portant le nom du cours elearning publié |
Génération automatique du BPF
Academy Builder va plus loin en automatisant même la génération du Bilan Pédagogique et Financier (BPF). Oubliez les calculs fastidieux des montants, des heures de formation et du suivi des apprenants. Tout est calculé automatiquement par l’outil, vous assurant que les données soumises soient précises et conformes aux exigences de la DREETS.
Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) est une obligation annuelle pour tout OF. C’est un document essentiel qui récapitule l’activité de formation sur une année civile. Avec Academy Builder, oubliez la saisie manuelle et les calculs fastidieux. L’outil prend en charge toutes les données nécessaires à la constitution du BPF : le nombre d’heures de formation dispensées, le montant total des recettes encaissées, le décompte des apprenants formés, etc.
Toutes ces informations sont compilées en temps réel et reflètent fidèlement l’activité de votre organisme. À la fin de l’année, ou à tout moment nécessaire, vous pouvez générer votre BPF en quelques clics. L’outil s’assure que toutes les informations requises sont présentes et correctes, ce qui vous évite les erreurs et les oublis qui pourraient être coûteux lors des audits ou des contrôles.
La révolution apportée par Academy Builder dans la gestion administrative des OF est indéniable. L’automatisation des processus offre non seulement un gain de temps significatif, mais assure également une conformité constante avec les exigences réglementaires. Les professionnels de la formation peuvent ainsi se concentrer sur leur cœur de métier : l’enseignement et l’accompagnement des apprenants vers la réussite.
En conclusion, Academy Builder est l’allié indispensable des OF qui souhaitent optimiser leur gestion administrative et se conformer aux obligations réglementaires sans effort. C’est une plateforme qui allie innovation, simplicité et performance, et qui redéfinit les standards de la gestion de formation professionnelle.