La gestion d’un Organisme de Formation (OF) implique une multitude de tâches administratives et pédagogiques, mais grâce à des outils comme Academy Builder, ces processus peuvent être grandement simplifiés et automatisés.
Academy Builder est une solution complète qui répond aux besoins des Organismes de Formation (OF) souhaitant se conformer aux standards QUALIOPI et optimiser leur gestion interne. De la création des dossiers de financement à la digitalisation des formations, découvrez comment cet outil peut transformer votre OF.
La création et le suivi des dossiers de financement
Les OF se doivent de gérer efficacement les dossiers de financement pour assurer le bon déroulement de leurs formations. Academy Builder offre une solution complète pour cette gestion essentielle.
Avec Academy Builder, vous avez les outils nécessaires pour effectuer une analyse approfondie des besoins de chaque apprenant, en assurant que chaque formation proposée répond à ces besoins spécifiques.
L’analyse du besoin
La base d’une bonne gestion de formation commence par une analyse précise des besoins des apprenants. Avec Academy Builder, vous pouvez établir des profils détaillés des besoins en formation grâce à des outils d’évaluation et de positionnement intégrés. Cela permet non seulement d’adapter les programmes de formation de manière plus personnalisée, mais aussi de justifier et formaliser les demandes de financement auprès des financeurs.
L’outil permet de recueillir systématiquement les informations nécessaires pour évaluer les besoins de formation de chaque apprenant, ce qui constitue la base d’un dossier de financement solide.
Le suivi des demandes de formation
Une fois que les besoins sont établis et que les programmes de formation sont en place, le suivi des demandes devient la prochaine étape critique. Academy Builder simplifie ce processus grâce à un système d’états dynamique qui assure la mise à jour en temps réel de chaque dossier.
Cette fonctionnalité permet d’automatiser le déclenchement d’emails personnalisés pour chaque étape du processus : de la présentation des formations aux convocations et à l’envoi des conventions.
Ce suivi rigoureux apporte une transparence accrue et une efficacité opérationnelle pour l’OF, tout en offrant une expérience utilisateur optimisée pour les apprenants et les financeurs. Avec Academy Builder, la gestion des dossiers de financement est non seulement facilitée, mais elle devient un levier de qualité et de professionnalisme pour votre organisme de formation.
Formalisez votre processus QUALIOPI
La conformité avec QUALIOPI est devenue une nécessité pour les Organismes de Formation en France. Academy Builder est là pour vous assurer que cette conformité soit plus qu’une simple formalité, mais une réalité quotidienne. Et pour rester conforme aux normes QUALIOPI, il est crucial de formaliser et de documenter vos processus.
Gestion des réclamations
Un système intégré de gestion des réclamations permet de recueillir et de traiter les retours et les plaintes, en assurant une réponse adéquate et en temps opportun.
Avec Academy Builder, la gestion des réclamations devient un processus structuré et suivi. Chaque réclamation est enregistrée, traitée et archivée, permettant ainsi non seulement de répondre efficacement aux préoccupations des apprenants ou des clients, mais aussi de constituer un dossier de suivi pour les audits QUALIOPI. Cette traçabilité garantit un niveau de service et de réactivité qui reflète le sérieux de votre OF.
Historique d’emails
Une communication claire et documentée est essentielle. Academy Builder garde un historique complet des emails envoyés, que ce soit pour des notifications de cours, des rappels ou des communications administratives. Ainsi, vous avez toujours un registre de vos interactions, prouvant votre engagement envers vos apprenants et clients, et renforçant votre dossier de conformité QUALIOPI.
Avec un historique complet des emails envoyés à vos apprenants et vos clients, vous avez une trace écrite de toutes les communications, un aspect fondamental de la traçabilité QUALIOPI.
Indicateurs de performance automatique
Academy Builder ne se contente pas de suivre les processus; il évalue également leur efficacité. Grâce à des indicateurs de performance générés automatiquement, vous pouvez mesurer et analyser l’impact de vos formations, ce qui est un élément crucial de la certification QUALIOPI.
Academy Builder génère des indicateurs de performance basés sur les données recueillies, vous offrant une vision claire de l’efficacité de vos formations.
Création automatique des programmes de formation
Créez des programmes de formation qui non seulement respectent les critères QUALIOPI mais qui sont également attractifs et informatifs pour vos prospects et vos clients.
Un formulaire précis des informations obligatoires
Le plugin offre des formulaires détaillés couvrant toutes les informations obligatoires exigées par QUALIOPI, assurant que rien n’est négligé.
Par exemple, pour chaque formation, Academy Builder propose un formulaire détaillé couvrant toutes les informations exigées par QUALIOPI. Cela comprend la description des objectifs pédagogiques, les compétences visées, les modalités d’évaluation, et bien plus encore. Ces champs sont conçus pour répondre aux obligations d’affichage définies par QUALIOPI, garantissant ainsi que vos programmes sont non seulement conformes mais aussi clairement communiqués aux apprenants potentiels.
Un site internet crédible et à votre image
Academy Builder vous permet de designer vos pages web avec une charte graphique personnalisée, garantissant que votre site reflète la crédibilité et l’identité de votre OF.
Votre présence en ligne est le reflet de votre OF et c’est pourquoi Academy Builder vous offre les outils pour créer un site internet qui non seulement vous représente fidèlement mais répond aussi aux exigences QUALIOPI. Avec un système complet pour concevoir et personnaliser vos pages web, y compris la charte graphique, vous pouvez afficher vos formations de manière professionnelle et attrayante, attirant ainsi plus d’apprenants tout en restant conforme.
En résumé, Academy Builder est l’outil idéal pour optimiser la gestion de votre OF, garantissant une conformité sans faille avec QUALIOPI et offrant une expérience utilisateur de qualité tant pour votre équipe que pour vos apprenants.
Gérez vos ressources humaines
La gestion des ressources humaines est simplifiée grâce à des rôles multiples qui reflètent les diverses fonctions au sein de votre organisme.
Plusieurs rôles afin de gérer votre organisme
Des rôles définis dans le guide d’Academy Builder permettent une répartition claire des responsabilités et une gestion efficace des processus internes.
Academy Builder reconnaît l’importance de la diversité des rôles au sein d’un OF et propose une structure de gestion des utilisateurs multi-niveaux. Du gestionnaire de formation au formateur, en passant par l’administrateur et le support technique, chaque rôle est défini avec des permissions spécifiques qui reflètent leurs fonctions réelles. Cela permet une délégation efficace des tâches et un contrôle précis des accès à la plateforme, assurant une gestion fluide et sécurisée.
- Administrateurs : ils ont la main sur toutes les fonctionnalités du système, y compris les paramètres de configuration et les accès utilisateurs.
- Gestionnaires : responsables du suivi administratif et financier, ils gèrent les inscriptions, les financements, et le reporting.
- Formateurs : ils créent et mettent à jour le contenu des cours, suivent les progrès des apprenants et gèrent l’interaction pédagogique.
- Apprenants : avec des profils dédiés, ils accèdent à leurs cours, ressources et suivis pédagogiques.
- Clients/Entreprises : ce rôle permet aux clients corporatifs de suivre la formation de leurs employés et de gérer les contrats de formation.
Un espace pour vos apprenants et vos clients
Fournissez un espace dédié à vos apprenants et clients pour consulter les informations, suivre les formations, et interagir avec les formateurs et l’administration.
Ces espaces personnalisés renforce l’engagement des apprenants et la satisfaction des clients, essentiels pour la rétention et la réussite des formations.
Création et publication des fiches formateurs
Publiez des fiches détaillées pour chaque formateur, renforçant la transparence et la confiance envers vos programmes de formation.
La plateforme permet de créer des fiches détaillées pour chaque formateur, mettant en valeur leur expertise, leur parcours professionnel, et leurs qualifications. La publication de ces fiches sur votre site offre une transparence bienvenue aux apprenants potentiels et aux partenaires, tout en soulignant la qualité et le professionnalisme de votre offre de formation.
Digitaliser vos formations
La digitalisation est un passage obligé pour étendre la portée et l’efficacité de l’offre de formation moderne. Academy Builder est à la pointe de cette transformation.
Un espace de conception de cours e-learning
Concevez et gérez des cours e-learning interactifs qui engagent et instruisent vos apprenants efficacement.
Avec Academy Builder, créez des cours e-learning interactifs et captivants grâce à l’espace de conception intuitif et complet de Gutenberg par WordPress. Qu’il s’agisse de vidéos, de quiz ou de simulations, les formateurs peuvent construire des expériences d’apprentissage engageantes qui répondent aux besoins des apprenants d’aujourd’hui.
Un espace complet pédagogique pour vos apprenants
Offrez un espace pédagogique intégré où les apprenants peuvent accéder aux ressources, aux cours et aux évaluations.
L’espace pédagogique d’Academy Builder est conçu pour offrir aux apprenants un accès facile et centralisé à tous les aspects de leur formation. Des ressources d’apprentissage aux évaluations et aux retours des formateurs, tout est accessible en quelques clics, favorisant ainsi une expérience d’apprentissage fluide et complète.
Un suivi complet par vos gestionnaires et vos formateurs
Les gestionnaires et les formateurs peuvent suivre les progrès et intervenir de manière proactive grâce à des tableaux de bord et des outils d’analyse.
Les gestionnaires et formateurs d’Academy Builder disposent d’outils de suivi pour surveiller les progrès, évaluer les performances et interagir avec les apprenants. Les rapports détaillés et les tableaux de bord analytiques permettent une gestion pédagogique informée et réactive.
Générez votre Bilan Pédagogique et Financier
La plateforme Academy Builder transforme la complexité de la génération du BPF en un processus simple et automatisé.
Les chiffres de votre activité calculés automatiquement
Academy Builder est conçu pour simplifier la vie administrative des OF. Chaque formation et chaque dossier créé sur la plateforme est soigneusement enregistré et compilé pour répondre aux exigences du BPF. Cela signifie que les données obligatoires et annuelles requises par la DREETS sont calculées automatiquement par le système. Les informations telles que le nombre d’heures de formation dispensées, les recettes perçues, les dépenses associées à chaque formation, et bien d’autres indicateurs clés sont tous rassemblés sans que vous ayez à lever le petit doigt.
Cette automatisation élimine les risques d’erreur humaine et vous assure que les chiffres rapportés sont aussi précis que possible. Vous disposez ainsi d’une source de vérité pour toutes vos données pédagogiques et financières, ce qui est indispensable pour les audits et pour maintenir la transparence avec les parties prenantes.
Simplifiez la soumission de votre BPF
Une fois que les données sont compilées par Academy Builder, il ne reste plus qu’à les transférer sur le site officiel de la gestion du BPF Mon Activité Formation. L’interface conviviale d’Academy Builder permet d’exporter les données dans un format compatible avec le site de la DREETS, rendant la soumission finale de votre BPF aussi simple qu’un copier-coller.
En utilisant Academy Builder, vous minimisez le temps consacré à la préparation de votre BPF, vous libérant ainsi pour vous concentrer sur ce qui compte vraiment : fournir des formations de qualité et soutenir le développement de vos apprenants. Avec Academy Builder, assurez-vous que votre OF reste en tête dans le domaine de la formation professionnelle, en restant conforme et en avant-garde de la gestion administrative.
Academy Builder n’est pas seulement un outil, c’est votre partenaire dans la réussite de votre organisme de formation !