La communication avec les apprenants est un élément essentiel dans la gestion d’un organisme de formation. Academy Builder offre des fonctionnalités avancées pour l’envoi d’emails, garantissant que vous restez connecté avec vos apprenants tout au long de leur parcours de formation.
- Envoi Automatique d’Emails : Academy Builder permet l’envoi automatique d’emails aux apprenants et aux entreprises en fonction de l’état du Dossier Apprenant. Cela implique que certaines actions ou changements de statut dans le système peuvent déclencher l’envoi d’emails pertinents sans intervention manuelle.
- Modèles d’Emails Personnalisables avec Variables : Le système offre la possibilité d’utiliser des modèles d’emails préconçus où le contenu peut être entièrement personnalisé. Des variables peuvent être insérées dans ces modèles, qui seront remplacées par des informations spécifiques (comme le nom de l’apprenant, le titre de la formation, etc.) lors de l’envoi de l’email. Cela permet de personnaliser les communications en masse.
- Aperçu et Sélection pour l’Envoi : Avant l’envoi, il est possible de prévisualiser l’email et de sélectionner spécifiquement un client et un dossier pour lequel l’email est destiné. Cela permet de vérifier la précision et la pertinence de l’email avant son envoi.
- Historique des Emails Envoyés : Academy Builder conserve un historique des emails envoyés, accessible via le menu “Historique des emails”. Cela permet de suivre les communications envoyées et de s’assurer qu’aucun apprenant ou entreprise n’est omis.
- Configuration des Paramètres d’Emails : Pour configurer et activer l’envoi d’emails, il est nécessaire de remplir certains champs dans les “Paramètres d’emails” disponibles dans le compte administrateur sous l’onglet “Votre plateforme pédagogique”
Examinons maintenant en détail comment utiliser ces fonctionnalités pour optimiser la communication.
Oui, manuellement depuis le back-office
Academy Builder simplifie la communication en permettant l’envoi manuel d’emails depuis le back-office. Cette fonctionnalité offre une flexibilité pour des communications spécifiques ou urgentes.
Utilisation des modèles d’emails et des variables
Pour standardiser et automatiser la communication, Academy Builder offre un système de modèles d’emails. Ces modèles sont dynamiques, c’est-à-dire qu’ils utilisent un système de variables (précédées par un signe « $ ») dont le contenu se met à jour en fonction de l’apprenant et du dossier associé lors de l’envoi de l’email.
Ces modèles peuvent donc être totalement personnalisés avec ces variables et l’éditeur de contenu, rendant chaque email pertinent et sur-mesure :
- Créez des modèles d’emails : Préparez des modèles pour différents scénarios, comme les bienvenues, les rappels de cours ou les notifications de réussite. Ces modèles sont stockés dans la section « Modèles d’email »
- Utilisez les variables : Intégrez les variables nécessaires dans vos modèles, comme le nom de l’apprenant, le nom de la formation, ou la date de la prochaine session. Ces variables seront automatiquement remplacées par les informations pertinentes lors de l’envoi de l’email.
Envoyer des emails depuis le back-office
L’interface du back-office d’Academy Builder est conçue pour être intuitive. Pour envoyer un email :
- Accédez à la section ‘Modèles d’email’ : Connectez-vous à votre espace administrateur et naviguez vers la section dédiée à la communication par email.
- Rédigez votre modèle : Créez un nouveau modèle d’email en utilisant l’éditeur de contenu Gutenberg, vous permettant d’inclure du texte, des images, et des liens. N’oubliez pas de lui donner un titre et de publier votre modèle !
- Accédez à la section ‘Dossiers apprenants’ : Naviguez à présent vers la section dédiée à la gestion des demandes de formation et cliquez sur le dossier que vous souhaitez gérer.
- Sélectionnez les destinataires : Choisissez les apprenants ou le client (entreprise) à qui vous souhaitez envoyer l’email. Vous pouvez sélectionner des destinataires individuellement ou la totalité du dossier.
- Sélectionnez votre nouveau modèle d’email : Dans le menu déroulant, sélectionnez le nom de votre nouveau modèle puis cliquez sur « Envoyer ».
99% des emails nécessaires sont déjà envoyés automatiquement
L’une des forces d’Academy Builder est son système d’envoi automatique d’emails, basé sur les états dynamiques des dossiers. Ce système assure que la majorité des communications sont effectuées sans intervention manuelle, garantissant ainsi une communication cohérente et en temps réel.
Emails envoyés automatiquement en fonction des états dynamiques
Academy Builder suit l’évolution des dossiers d’apprenants et déclenche l’envoi d’emails en fonction de changements spécifiques d’état. Par exemple :
- Analyse de besoin : Lorsqu’un apprenant s’inscrit à un cours, un email de confirmation est automatiquement envoyé, incluant les détails du cours et les instructions pour la prochaine étape.
- Rappels de cours : Des emails de rappel sont envoyés avant le début d’une session, s’assurant que les apprenants sont informés et prêts.
- Feedback et évaluations : Après un cours ou un module, des emails invitant à laisser un feedback ou à remplir une évaluation peuvent être envoyés pour encourager l’engagement et collecter des données précieuses.
Le système d’emails automatiques d’Academy Builder représente un gain de temps considérable pour les administrateurs, tout en maintenant une ligne de communication ouverte et professionnelle avec les apprenants.
En intégrant des communications manuelles et automatiques, Academy Builder offre une solution complète pour répondre à tous les besoins de communication d’un organisme de formation moderne.